Už ste zúfalí z nekonečného množstva emailov v doručenej pošte? Strácajú sa dôležité maily medzi menej dôležitými a nemáte systém ako tie dôležité odfiltrovať? Je čas vyprázdniť inbox a dosiahnuť Inbox Zero!
Avšak nezostaneme len pri samotnom vyčistení doručenej pošty. V tomto článku vám ukážem celý proces, ktorý vás dovedie k tomuto vysnívanému stavu. Od 8 základných krokov, ktoré podstúpite, až po efektívne nástroje, ktoré vám môžu pomôcť dosiahnuť tento cieľ.
Čo sa teda všetko dozviete:
- Vysvetlím, čo vlastne znamená Inbox Zero
- Poskytnem vám kompletný postup, ktorý vás odnaviguje k Inbox Zero
- Osvojíte si osvedčený proces na vyprázdnenie doručenej pošty
- Predstavím vám zopár vychytávok a nástrojov, ktoré urobia proces ešte hladší a jednoduchší
Vyčistiť a zorganizovať svoj e-mailový inbox môže byť veľmi náročná úloha. Avšak s týmto článkom vám vám to pôjde o niečo jednoduchšie.
Čo to je Inbox Zero
Inbox zero alebo vo voľnom preklade „Prázdna doručená pošta“ je stav emailovej schránky, kedy sa v doručenej pošte alebo inak zvanom inboxe nenachádzajú žiadne emaily. Tiež to znamená, že vaše vnímanie týkajúce sa emailov zaberá vo vašej mysli nulový priestor.
Všetky maily sú buď archivované, vymazané alebo automaticky zorganizované do priečinkov/štítkov. Takýmto spôsobom vždy viete jasne určiť kedy ste dokončili so spracovaním emailov a nič dôležité vás tam nečaká.
Samotný koncept „Inbox Zero“ spracovania mailov nie je vôbec nový. V roku 2007 ho na Google Techtalku predstavil expert na produktivitu, Merlin Mann, a od vtedy začal získavať väčšiu a väčšiu popularitu.
8 krokov k dosiahnutiu funkčného Inbox Zero systému
Aby ste dosiahli Inbox Zero aj vo vašej e-mailovej schránke, potrebujete absolvovať niekoľko jednoduchých krokov:
- Archivujte všetky maily okrem posledných 100
- Identifikujte všetky nepotrebné maily a odhláste sa z ich odberu
- Naučte sa proces spracovania doručenej pošty
- Zjednodušte vaše zobrazenie e-mailovej schránky
- Naučte sa užitočné klávesové skratky
- Vytvorte automatické filtre pre menej dôležité opakujúce sa maily
- Vytvorte si šablóny pre najčastejšie odpovede
- Vytvorte si správne návyky spracovania emailu
Osobitnú pozornosť si zaslúži 3. krok, pretože práve ten je kľúčovým prvkom na ceste k efektívnemu spracovaniu e-mailov. Správny proces vám umožní dosiahnuť stav Inbox Zero častejšie a udržiavať váš inbox dobre zorganizovaný a prehľadný.
V rámci týchto krokov sa budem zameriavať najmä na Gmail, pretože je to najpopulárnejší e-mailový klient, ktorý používa väčšina ľudí. Avšak princípy a postupy sú univerzálne a dajú sa aplikovať takmer v akomkoľvek inom e-mailovom klientovi. V poslednej časti článku vám poskytnem niekoľko odporúčaní týkajúcich sa iných e-mailových klientov.
Pre predstavu, celý tento proces mi pri spracovaní 5000 emailov trval jedno doobedie vrátane voliteľného kroku vymazania nepotrebných emailov. Časový úsek však môže byť individuálny a závisieť od toho, koľko si na tom chcete záležať.
Krok 1: Archivujte všetky maily okrem posledných 100
Ak používate Gmail, pravdepodobne máte vašu schránku rozdelenú do viacerých kategórií, ako sú Reklamy, Siete alebo Automatické. Pre túto časť postupu je však potrebné tieto kategórie minimálne na chvíľu vypnúť, aby ste mali prístup ku všetkým e-mailom v jednom zobrazení.
Osobne mám toto rozdelenie stále vypnuté a najradšej vidím všetky e-maily pokope. Nemusím prepínať medzi viacerými kategóriami a nestratím žiaden dôležitý e-mail.
Postup na vypnutie rozdelenia e-mailovej schránky je nasledovný:
- Kliknite v pravom hornom rohu na ikonu nastavenia.
- Nájdite sekciu „Typ priečinka doručenej pošty“ medzi rýchlymi nastaveniami.
- Ak máte nastavené predvolené zobrazenie, kliknite na tlačidlo „Prispôsobiť“ a vypnite všetky kategórie.
- Prípadne si môžete zvoliť iný typ priečinka, napríklad „Najskôr neprečítané,“ čo tiež vypne toto rozdelenie.
Teraz, keď máte všetky e-maily na jednom mieste, presuňte sa vo vašej doručenej pošte na úplne poslednú stránku (t.j. na najstaršie e-maily). Nemusíte sa manuálne preklikávať, stačí kliknúť na indikátor počtu e-mailov a zvoliť najstaršie.
Teraz môžete postupne archivovať všetky e-maily. Stačí kliknúť na štvorček v ľavom hornom rohu, ktorý označí všetky e-maily na aktuálnej stránke, a potom kliknúť na ikonu „Archivovať.“
Nemusíte sa báť, nič sa vám nevymaže a všetky e-maily sa vám iba presunú do priečinka „Všetky správy“. Taktiež budete môcť jednoducho vyhľadať akýkoľvek z týchto e-mailov v budúcnosti.
Avšak nearchivujte úplne všetky maily a nechajte si posledné 2 strany, čo je predvolene najnovších 100 e-mailov. Tieto budete používať v ďalších krokoch.
Vymazanie zbytočných mailov (voliteľné)
Tento krok nie je potrebný pre každého a preto ho označujem ako voliteľný. Avšak ak máte problém s plným priestorom na Google Disku (indikátor v spodnej časti Gmailu) alebo máte radi vyprataný email od nepotrebných mailov, ktoré sa môžu pliesť s tými dôležitými, čítajte ďalej.
Hľadajte často sa opakujúce nepotrebné maily od jednej spoločnosti alebo z jednej emailovej adresy. Ak také maily nájdete, postupujte nasledovne:
- Rozkliknite jeden z emailov.
- Odhláste sa z príjmania týchto emailov (odhlásenie sa z pravidla nachádza na konci mailu).
- Skopírujte emailovú adresu odosielateľa.
- Vložite ju do vyhľadávania.
- Zobrazia sa vám všetky emaily odoslané z tejto adresy, ktoré môžete namiesto archivovania vymazať.
Niektoré príklady takýchto emailov boli v mojom prípade propagačné emaily z Ebayu, Aliexpressu, Alzy alebo notifikačné emaily z Facebooku, Instagramu či Googlu.
Avšak pre najväčšie ušetrenie miesta vám odporúčam odstrániť hlavne veľké emaily s prílohami. Tie si viete jednoducho odfiltrovať podľa veľkosti.
Stačí kliknúť na „Zobraziť možnosti vyhľadávania“ pri vyhľadávacom poli a do veľkosti zadať viac ako 10 MB. Ak sa nezobrazí dostatočný počet mailov, môžete postupne toto číslo zmenšovať.
Táto možnosť vám odfiltruje všetky veľké maily, ktoré vám vedia ušetriť najviac priestoru. Väčšinou sú to maily s faktúrami, fotkami alebo rôznymi súbormi, ktoré ste prijali alebo odoslali.
Najdôležitejšie maily si môžete nechať, prípadne stiahnuť prílohy a samotný email vymazať.
Krok 2: Identifikovať nepotrebné emaily
Po prvom kroku by ste mali mať v doručenej pošte niečo okolo 100 emailov. Teraz je čas nájsť v tejto skupine všetky nepotrebné emaily, ktoré vás nezaujímajú a neprinášajú vám žiadnu pridanú hodnotu.
Netreba sa s tým príliš namáhať, pretože v ďalšom kroku si prejdeme každý email osobitne. V tejto fáze ide hlavne o to nájsť zrejmé príklady.
Môžu to byť napríklad newslettery, ktoré nikdy nečítate, reklamné emaily z e-shopu, v ktorom ste raz nakúpili, alebo notifikačné emaily, ktoré nikdy neotvoríte. V tých najnovších emailoch iste objavíte niekoľko takýchto príkladov.
Otvorte každý z týchto emailov a odhláste sa z ich odberu. Ako som už spomínal vo voliteľnom kroku, často nájdete možnosť odhlásenia v spodnej časti emailu, kde treba hľadať tieto výrazy:
- Odhlásiť
- Unsubscribe
- Update preferences
- Zrušiť odber
- Click here to unsubscribe
Niektorí marketéri sú šikovní a možnosť odhlásenia skrývajú, takže občas treba hľadať pozorne a v najmenších písmenkách 😃.
Ak nič podobné v emailoch nenájdete, pravdepodobne sa musíte prihlásiť do vášho účtu a odhlásiť sa v nastaveniach.
Občas sa stane, že si už nepamätáte heslo alebo sa vám nedarí nájsť možnosť na odhlásenie. V tom prípade môžete používateľa zablokovať a emaily sa automaticky presunú do koša. Stačí otvoriť email, kliknúť na 3 bodky v pravom hornom rohu a zvoliť možnosť Zablokovať používateľa.
Krok 3: Naučiť sa proces spracovania mailov
Email má jednu základnú a dôležitú funkciu – zbierať nové vstupy. Každý email nám prináša nejakú informáciu a my s ňou potrebujeme niečo urobiť.
Teraz sa pozrieme na všetky zvyšné emaily a pri každom z nich urobíme jednu z nasledujúcich akcií:
- Delegovať
- Odpovedať
- Odložiť
- Presunúť do externého systému
- Vytvoriť úlohu v to-do aplikácií
- Vytvoriť z emailu poznámku
- Pridať do kalendára
- Uložiť na prečítanie neskôr
- Odhlásiť
- Odstrániť/Archivovať
Prejdeme si každú jednu možnosť, aby ste získali bližšiu predstavu, ako to môžete správne uplatniť v praxi.
Delegovať
Ak dostanete email, ktorý obsahuje úlohu alebo požiadavku, ktorú nie ste oprávnení alebo schopní vykonať, môžete ho preposlať osobe, ktorá má potrebné schopnosti alebo prístup k riešeniu danej úlohy.
Odpovedať
Tu asi nemusím nič vysvetľovať. Ak potrebujete na email odpovedať, tak to urobte hneď. Odpoveď je najlepšie napísať maximálne do 5 viet. Nikto nemá čas na čítanie dlhých mailov a teda ak sa nejedná o nič dôležité, buďte čo najstručnejší.
Odložiť
Nie každý email je hneď relevantný, a niektoré začnú byť dôležité až neskôr. Preto je tu možnosť email odložiť a nechať si ho poslať vtedy, keď začne byť aktuálny.
Túto funkciu má Gmail zabudovanú. Je to ikonka hodín, pomocou ktorej si viete email odložiť a nechať si ho doručiť znova do doručenej pošty kedykoľvek v budúcnosti. Viete si zvoliť z predvolených časov ako „Dnes večer“, „zajtra“ alebo „o týždeň“. Prípadne si vybrať konkrétny dátum a čas.
Presunúť do externého systému
Okrem emailu používam aj iné aplikácie, ktoré mi pomáhajú s produktivitou a organizáciou digitálneho života.
Najbližšie štyri body ukazujú ako prepájam email s môjím externým systém na produktivitu. Po presunutí do tohto systému email automaticky archivujem a v prípade potreby sa viem k nemu kedykoľvek vrátiť.
Vysoko odporúčam aby ste začali používať minimálne tieto 4 základné aplikácie. Aplikácia na úlohy, aplikácia na poznámky, kalendár a aplikácie na odkladanie článkov.
Môj e-book so všetkými základnými aplikáciami do podobného systému môžete nájsť na tomto odkaze.
Vytvoriť úlohu
Email by nemal slúžiť ako zoznam úloh, ktoré potrebujeme urobiť. Na to slúžia špeciálne aplikácie, ktoré odvádzajú oveľa lepšiu prácu a ponúkajú lepšie funkcie ako pridanie notifikácií alebo presného času na dokončenie úlohy.
Napríklad aplikácie ako Google Úlohy, Todoist alebo TickTick podporujú prepojenie s Gmailom a viete si emaily uložiť ako nové úlohy s linkom na originálny email. To znamená, že aj po archivovaní sa ku nemu budete môcť jednoducho vrátiť.
Pre pridanie úlohy do Google Úloh stačí kliknúť na tlačidlo zaškrtávacieho políčka s pluskom hneď vedľa tlačidla odložiť.
Google Úlohy viete používať aj ako aplikáciu v telefóne alebo v iných Google aplikáciách (Kalendár, Disk, Dokumenty atď.).Presný spôsob ako túto aplkáciu používať nájdete na tejto stránke.
Integrácie ostatných aplikácií môžete nainštalovať jednoducho kliknutím na tlačidlo plus, ktoré sa nachádza na pravej strane okna Gmailu. Do pozornosti dávam integráciu pre TickTick, Todoist alebo Any.do. S týmito aplikáciami mám osobne pozitívne skúsenosti a môžem ich iba odporučiť.
V prípade, že používate iný spôsob správy úloh alebo aplikáciu, ktorá nemá priamu integráciu s Gmailom, stále je jednoduchý spôsob, odkázať na konkrétny email. Stačí jednoducho skopírovať URL adresu otvoreného emailu a vložiť ju do akéhokoľvek systému.
Niekedy sa stane, že email iba pripomenie nejakú vec, ktorú musíte urobiť, ale nesúvisí priamo s emailom. V takom prípade môžete do svojej aplikácie na úlohy pridať úlohu bez linku na pôvodný email. To vám umožní udržať prehľad nad všetkými dôležitými úlohami, ktoré vyplývajú z emailových komunikácií.
Vytvoriť poznámku z emailu
Niektoré emaily majú v sebe veľmi užitočné informácie, citáty alebo zdroje, ktoré by sa nám mohli do budúcna zísť. Pre tieto prípady je dobré si tieto informácie zapisovať do samostatnej aplikácie na poznámky.
Najlepšiu integráciu má znova aplikácia od Googlu a to Poznámky Keep. Nachádza sa na pravej lište Gmailu a je to žltá ikonka so žiarovkou. Kliknutím na ňu sa zobrazí možnosť pridať poznámku.
Takýmto spôsobom si rýchlo zapíšete čo potrebujete a rovnako ako pri úlohách dostanete odkaz na otvorený email. Ak tento odkaz nepotrebujete, viete ho bezproblémov odškrtnúť.
Ak využívate inú aplikáciu na poznámky ako Apple Notes, Evernote alebo Notion, hľadajte čo najrýchlejší spôsob, ako zaznamenať poznámku do vášho systému. Rýchlosť je dôležitá, pretože chcete minimalizovať rozptýlenie a zostať sústredení na spracovanie emailových úloh bez zbytočných prerušení.
Pridať udalosť do kalendára
Do emailovej schránky často chodia aj pozvánky na akcie, stretnutia, potvrdenie o rezerváciách ubytovania alebo leteniek. Všetky tieto informácie patria do kalendára.
Gmail má veľmi chytrú funkciu, ktorá automaticky rozpozná z emailu, či sa jedná o letenku, rezerváciu alebo niečo podobné. Ak to rozpozná, tak automaticky vloží udalosť do Google Kalendára. Táto funkcia je predvolene zapnutá a nachádza sa vo Všetkých nastaveniach -> Všeobecné -> Inteligentné funkcie a prispôsobenie v ďalších službách Googlu.
Taktiež, ak vám niekto pošle pozvánku formou invite.ics súboru, tak sa udalosť automaticky pridá do kalendára. V niektorých prípadoch treba pozvánku aj odsúhlasiť.
Ak sa udalosť nepridá automaticky a bola napríklad iba jednoducho spomenutá v texte, znova viete udalosť jednoducho vytvoriť priamo z Gmailu.
Na pravej lište sa nachádza aj ikonka Kalendára. Po jej kliknutí viete skontrolovať, či sa udalosť už automaticky pridala, a ak nie, tak kliknete na tlačidlo Vytvorte udalosť, ktoré sa nachádza úplne na spodku.
Takýmto spôsobom rýchlo a jednoducho vytvoríte novú udalosť v Google Kalendári.
Uložiť na prečítanie neskôr
Táto posledná možnosť nastáva, ak sa v maily nachádza nejaký zaujímavý článok, návod alebo web, ktorý by som si chcel pozrieť alebo prečítať. V tomto prípade prichádza na rad takzvaná „Read Later“ aplikácia.
Takáto aplikácia má za úlohu zhromadzovať všetky tieto linky a prípadne ich synchronizovať s inými zariadeniami. To znamená, že ak v emaily natrafíte na zaujímavý článok na prečítanie, uložíte si ho do tejto aplikácie a automaticky sa vám stiahne na offline čítanie do mobilu alebo tabletu. Takže môžete si ho prečítať kedykoľvek a kdekoľvek, keď budete mať viac času.
Medzi moje obľúbené bezplatné „Read Later“ aplikácie patria Instapaper a Pocket. Obe majú k dispozícii rozšírenie do prehliadača a po jeho nainštalovaní viete uložiť článok iba pravým klikom na link a zvolením „Add to Instapaper/Pocket“.
Takýmto spôsobom zbytočne neotváram web a teda stále ostávam v móde spracovania emailov až do nuly.
Aj samotný Google Chrome má integrovanú funkciu Čítateľského zoznamu, ktorý sa synchronizuje s mobilnou aplikáciou. Akurát v tomto prípade nie je možné uložiť web bez otvorenia stránky. Viac sa o tejto funkcií dočítate na tejto stránke.
Odhlásiť
Ak narazíte na newsletter, reklamný alebo notifikačný email, ktorý vás už nezaujíma a neodhlásili ste sa z neho v druhom kroku, teraz je tá možnosť.
Odhlasovať sa môžete postupne pri každom spracovávaní pošty. Po prečítaní emailu vždy porozmýšľajte, či mi daný mail prináša nejakú pridanú hodnotu. Či to nie je iba mail, ktorý zakaždým vôbec neprečítate a rovno odstránite.
Takýmto spôsobom si vybudujete návyk sa postupne zbavovať nepotrebných mailov a začnú vám do doručenej pošty chodiť iba maily, ktoré majú pre vás reálnu hodnotu.
Odstrániť/Archivovať
Ak mi mal email priniesť informáciu alebo ma iba o niečo informovať, stačí, že si ho prečítam alebo v rýchlosti preskenujem a následne ho archivujem.
Ak chcete mať istotu a nemáte problém s miestom, kludne archivujte každý jeden email a nemusíte mazať vôbec.
Nemá však zmysel archivovať úplne každý email, keďže niektoré nemajú žiadnu pridanú hodnotu do budúcna, zbytočne zaberajú priestor a môžu sa pliesť do vyhľadávania pri hľadaní dôležitejších mailov.
Toto je môj rozhodovací proces, či email vymazať alebo archivovať.
- Vymažem:
- Reklamné maily s upozornením na dočasnú akciu
- Emaily so súhrnom aktuálnych udalostí alebo aktuálnych článkov
- Notifikačné maily na upozorenie o aktivite na účte alebo tak podobné
- Archivujem všetko ostatné a to sú napríklad:
- Konverzácie
- Emaily o vytvorení účtu na webstránke alebo aplikácií (aby som vedel do budúcna zistiť či mám na tom webe účet a kedy som ho vytváral)
- Emaily s užitočnými informáciami, ktoré môžem do budúcna využiť a vyhľadať
Týmto spôsobom sa môžete efektívne a systematicky postarať o spracovanie vašich emailov a udržiavať si prehľad nad dôležitými úlohami, informáciami a kontaktmi. Ak sa budete riadiť týmto procesom, ušetríte si čas a získate viac priestoru na dôležité veci v živote.
Krok 4: Zjednodušiť zobrazenie emailovej schránky
Tento krok slúži na zjednodušenie vášho emailového prostredia, odstránením zbytočných tlačidiel a aplikácií, ktoré nepoužívate alebo nepovažujete za dôležité.
Medzi takéto aplikácie patria aj Google Chat a Google Meet, ktoré sa zvyčajne nachádzajú na ľavej strane Gmailu. Ak ich nepoužívate, môžete ich jednoducho odstrániť. Urobíte tak kliknutím na ikonku nastavenia a hneď ako druhú možnosť máte Aplikácie v Gmaile.
Ďalej môžete zjednodušiť zobrazenie štítkov. Nastavenie štítkov nájdete pod Všetky nastavenia -> Štítky. Kliknutím na možnosť skryť sa štítok bude zobrazovať iba po kliknutí na tlačidlo Ďalšie.
Ďalšou možnosťou je nastavenie zobraziť, ak obsahuje neprečítané, čo znamená, že štítok sa zobrazí len v prípade, ak obsahuje neprečítané emaily; inak bude skrytý.
Pre inšpiráciu toto je moje Gmail nastavenie…
…a takto vyzerá moja doručená pošta.
V aplikácií Spark, ktorú používam pre ostatné emailové schránky to vyzerá nasledovne:
Krok 5: Naučiť sa klávesové skratky
Ak chcete spracovávať vašu doručenú poštu čo najrýchlejšie a efektívnejšie, je dôležité naučiť sa používať klávesové skratky. S pomocou správnych nastavení umožnia klávesové skratky minimalizovať používanie myši a tým zrýchliť váš pracovný proces.
Aby ste mohli využívať klávesové skratky, je potreba zapnúť dve nastavenia, ktoré sú predvolene vypnuté.
Prvým nastavením sú samotné klávesové skratky. Na ich aktiváciu postupujte nasledovne: Všetky nastavenia -> Prejdite na kartu „Všeobecné“ -> Kliknite na „Klávesové skratky“ -> Zapnite volbu „Zapnúť klávesové skratky“ -> Potvrďte kliknutím na „Uložiť zmeny“.
Druhým nastavením je automatický prechod medzi emailami. To znamená, že ak archivujete alebo odstránite jeden email, automaticky sa prepniete na ďalší, bez toho aby sa znova otvorila doručená pošta. Toto nastavenie je veľmi užitočné, pretože umožňuje spracovať všetky emaily v rade, jednoducho postupujúc od jedného k druhému.
Pre zapnutie automatického prechodu medzi emailami, nasledujte tieto kroky: Všetky nastavenia -> Prejdite na kartu „Rozšírené“ -> Aktivujte možnosť „Automatický prechod“ -> Uložte zmeny kliknutím na „Uložiť zmeny“.
S týmito nastaveniami a naučením sa klávesových skratiek budete schopní oveľa efektívnejšie spracovať vašu emailovú schránku a získať viac času pre iné dôležité úlohy.
Najužitočnejšie predvolené klávesové skratky
| Akcia | Skratka |
|---|---|
| Odpovedať | r |
| Odoslať správu | ⌘/Ctrl + Enter |
| Archivovať | e |
| Odstrániť | # |
| Označiť ako prečítané | Shift + i |
| Označiť ako neprečítané | Shift + u |
| Pridať email ako úlohu do Google Tasks | Shift + t |
| Prejsť na doručené správy | g + i |
Všetky predvolené klávesové skratky nájdete na tomto linku.
Ak si chcete nastaviť vlastné klávesové skratky alebo ak vám nejaká skratka z nejakého dôvodu nefunguje, postupujte nasledovne: Všetky nastavenia -> Prejdite na kartu „Rozšírené“ -> Aktivujte možnosť „Vlastné klávesové skratky“ -> Uložte zmeny kliknutím na „Uložiť zmeny“. Týmto krokom získate novú položku v menu s názvom „Klávesové skratky“.
Môžete si nastaviť vlastné klávesové skratky podľa svojich preferencií. Napríklad ja osobne som prehodil klávesovú skratku odstrániť na tlačidlo „q“, takže pomocou jednej ruky viem odstrániť aj archivovať email.
Krok 6: Vytvoriť automatické filtre
Ďalším veľmi dôležitým krokom je vytvorenie automatického filtrovania, ktoré nám umožní aplikovať pravidlá na maily tak, aby boli automaticky označené štítkom, označené ako prečítané a archivované.
Týmto spôsobom môžete niektoré menej dôležité maily preskočiť v hlavnej doručenej pošte a ak ich budete potrebovať nájde ich neskôr pod vlastným štítkom.
Pre nastavenie týchto filtrov prejdite do Všetky nastavenia -> Prejdite na kartu „Filtre a blokované adresy“ a kliknite na tlačidlo Vytvoriť nový filter.
Filtre môžu byť veľmi užitočné pre rôzne typy emailov. Napríklad ich môžete využiť na triedenie dopravných lístkov, faktúr, newsletterov alebo týždenných/mesačných zhrnutí.
Nižšie vidíte príklad nastavenia filtra pre dopravné lístky z IDS BK aplikácie. Keďže si často kupujem MHD lístok cez túto aplikáciu, tak QR kód mám priamo v nej a email väčšinu času nepotebujem. Preto každý email od tohto odosielateľa označím ako prečítaný, archivovujem ho a pridám mu štítok „Dopravné lístky“.
Týmto spôsobom sa k nemu môžete kedykoľvek vrátiť a zároveň vám nezaberie miesto v hlavnej doručenej pošte.
Filtre môžete nastavovať podľa emailového odosielateľa, konkrétnych slov, ktoré sa v emailoch nachádzajú/nenachádzajú, prípadne podľa príloh.
Nechajte si voľnú ruku a prispôsobte filtre svojim potrebám. Ak vás momentálne nič nenapadá, postupne sledujte doručenú poštu a hľadajte opakujúce sa maily, ktoré pravidelne ručne archivujete alebo odstraňujete.
Ako som už spomenul v Kroku 2, tieto filtre môžu byť tiež využité na automatické odstraňovanie nepotrebných emailov, z ktorých sa neviete odhlásiť. Stačí zvoliť emaily, ktoré chcete filtrovať, a pridať pravidlo, ktoré ich automaticky označí ako prečítané a odstráni.
Krok 7: Vytvoriť si šablóny pre časté odpovede
Šablóny sú prednastavené odpovede, ktoré si môžete vytvoriť a uložiť pre rôzne typy správ. Tieto šablóny môžu obsahovať opakujúce sa informácie, uvítacie správy alebo odpovede na často kladené otázky.
Avšak, pre používanie tejto funkcie, je ju najprv potrebné zapnúť v nastaveniach. Aktivujte ju jednoduchým kliknutím na Všetky nastavenia -> Prejdite na kartu „Rozšírenie“ -> Šablóny -> Zapnúť -> Uložiť zmeny.
Vytvorenie šablóny v Gmaile je veľmi jednoduché. Stačí vytvoriť nový e-mail s textom, ktorý chcete uložiť ako šablónu, a následne ho uložiť cez možnosť „Šablóny“, ktorú nájdete v ponuke troch bodiek v spodnej lište.
Jedným z najužitočnejších spôsobov využitia šablón je rýchla odpoveď. Ak dostávate rovnaké typy správ, môžete si vytvoriť šablóny na odpovede a jednoducho ich vkladať do e-mailov.
Okrem rýchlych odpovedí môžete šablóny využiť aj pre rôzne kontexty. Napríklad vytvoriť si šablóny pre predstavenie vašej firmy, poskytnutie informácií o produktoch, podmienkach spolupráce alebo upozorneniach na dôležité udalosti. Tieto šablóny vám zabezpečia konzistentnosť a profesionálny vzhľad vo všetkých našich správach.
Krok 8: Vytoriť správne návyky spracovania emailu
Spracovanie e-mailov a dosiahnutie Inboxu Zero si vyžaduje disciplínu a správny prístup k spracovaniu doručenej poštu. Tu je niekoľko dôležitých bodov, ktoré vám pomôžu naplánovať a zlepšiť vaše e-mailové návyky s cieľom dosiahnuť organizovaný a prázdny inbox.
Spracujte e-maily ihneď
Dôležitým krokom v efektívnom riadení e-mailov je ich spracovanie ihneď po otvorení. Po otvorení e-mailu je najlepšie ho čo najskôr spracovať, vykonať aspoň jednu z akcií spomínaných v Kroku 3 a následne archivovať/odstrániť.
Týmto spôsobom sa vyhnete hromadeniu neodpovedaných e-mailov a udržíte si organizovaný a prázdny inbox.
Naplánujte si čas na kontrolu e-mailov
Nekontrolujte e-maily každú chvíľu. Namiesto toho si vytvorte plán, kedy budete svoju doručenú poštu spracovávať. Určte si 2-3 časy denne, kedy sa budete venovať spracovania e-mailu.
Ak je vaša práca závislá od častých e-mailových odpovedí, zvoľte si pravidelné intervaly na kontrolu. Napríklad raz za pol hodinu alebo raz za hodinu. Teda nie každú chvíľu.
Uzatvárajte aplikáciu a minimalizujte rozptýlenia
Ak ste dokončili spracovanie e-mailov, zatvorte kartu s e-mailom v prehliadači alebo aplikáciu.
Udržiavanie e-mailového klienta otvoreného celý deň môže spôsobiť, že sa ku nemu budete neustále vracať a kontrolovať nové správy, aj keď na to momentálne nemáte čas alebo potrebu.
Minimalizujte notifikácie
Zlepšite svoju produktivitu tým, že vypnete notifikácie o nových e-mailoch na svojom telefóne aj na počítači.
Tieto neustále prichádzajúce zvuky a upozornenia môžu rušiť váš pracovný aj súkromný život. Namiesto toho si naplánujte čas na kontrolu e-mailov a po zvyšok dňa sa sústreďte na dôležité úlohy bez neustálych rozptýlení.
Naplánovanie spracovania e-mailov s ohľadom na tieto body vám pomôže dosiahnuť Inbox Zero a zlepšiť vaše e-mailové návyky.
Týmto spôsobom budete schopní udržiavať organizáciu vo svojej e-mailovej schránke, minimalizovať zbytočné prerušenia a zvýšiť produktivitu vo svojej každodennej práci.
Nástroje na ulahčenie Inbox Zero
Pomocník pre čistenie e-mailovej schránky
Existujú špeciálne služby, ktoré vám môžu pomôcť s čistením Doručenej pošty, mazaním nepotrebných e-mailov a organizovaním emailov. Väčšinou sa však jedná o platené služby alebo ponukajú obmedzené bezplatné funkcie.
Medzi takéto služby patria napríklad Clean Email alebo SaneBox.
Externé e-mailové aplikácie
Ak hľadáte nové aplikácie a Gmail vám nevyhovuje, existuje množstvo aplikácií s rôznymi funkciami a vylepšeniami.
- Spark Mail– umožňuje prepojenie viacerých e-mailových schránok, emailovú kolaboráciu, umelú inteligenciu a ďalšie užitočné funkcie
- Microsoft Outlook – je ďalšou populárnou voľbou, ktorá ponúka širokú škálu nástrojov na organizáciu e-mailov a je súčasťou Office 365 balíčka
- Superhuman – poskytuje jednoduchý dizajn a taktiež využíva umelú inteligenciu na lepšie spravovanie e-mailov
- Spike – približí emailovú komunikáciu k chatovej komunikácií
- Hey.com – prináša nový prístup k organizácii emailov
Zjednotenie e-mailov pod jednu strechu
Máte viacero e-mailových účtov a nechete využívať externú aplikáciu? Nastavením presmerovania môžete všetky vaše maily z rôznych účtov zasielať do jednej hlavnej Gmail schránky.
Týmto spôsobom budete mať všetky vaše e-maily pohromade a bude vám ľahšie udržiavať prehľad nad komunikáciou. Stačí sa prihlásiť do svojho iného e-mailového účtu a prejsť na Všetky nastavenia -> Prejdite na kartu „Účty a import“ -> Odosielať ako -> Pridať ďalšiu e-mailovú adresu.
Nezáleží na tom, akú aplikáciu alebo službu si vyberiete, dôležité je, aby ste si našli tú, ktorá najlepšie vyhovuje vašim potrebám a pracovným preferenciám.
S lepším e-mailovým manažmentom získate viac kontroly nad svojou komunikáciou a budete schopní efektívne a organizovanejšie spravovať svoj inbox.
Zhrnutie
Dosiahnutie „Inbox Zero“ môže znieť ako nedosiahnuteľná misia, no s určitými jednoduchými krokmi a systémom to môže byť reálne a dosiahnuteľné.
Z uvedených tipov a postupov sú Krok 1 a Krok 3 nepochybne najcennejšími nástrojmi v boji za vyprázdnením vašej e-mailovej schránky.
Archivovaním celej doručenej pošty automaticky zahodíte vaše staré e-maily, ktoré pre vás nie sú relevantné, a zameriate sa hlavne na spracovanie tých najnovších a najrelevantnejších.
Taktiež, naučením sa správneho procesu výrazne zvýšite efektivitu vášho e-mailového spracovania. Aj keď ide iba o jednoduchý postup, ktorý zahŕňa vykonanie aspoň jednej z vyššie spomínaných akcií pri každom e-maile, ktorý otvoríte.
Každodenným spracovaním e-mailovej schránky postupne prídete na e-maily, z ktorých sa môžete odhlásiť, opakujúce sa maily, ktoré môžete automaticky filtrovať, alebo opakujúce sa odpovede na e-maily, ktoré viete premeniť na šablónu.
Týmto spôsobom nebudú vaše e-maily len otvorené a nezodpovedané, ale budú spracované a vami urobené rozhodnutia s nimi spojené.
Týmto spôsobom dosiahnete efektívnejšie spracovanie vašich e-mailov a dosiahnete stav, keď vaša inbox bude udržiavaná v čistejšom a organizovanejšom stave.
Verím, že tieto užitočné informácie vám pomôžu dosiahnuť Inbox Zero a odteraz budete svoje e-maily spracovávať oveľa efektívnejšie.
Ak máte ďalšie otázky, neváhajte zanechať komentár pod týmto článkom alebo mi napíšte na ahoj@digitalneupratovanie.sk.